Vse več podjetij posluje skoraj izključno z e-računi, kar prinaša številne prednosti, hkrati pa tudi dodatne obveznosti glede hrambe in sledljivosti dokumentacije. V praksi se pogosto zmotno domneva, da je shranjevanje PDF računa v mapo zadostno – kar ne drži vedno.
Pri davčnih nadzorih je prav področje hrambe dokumentacije eno prvih, ki jih preverja FURS.
Kaj se šteje kot pravilno hranjen e-račun?
Podjetje mora zagotoviti:
-
avtentičnost izvora računa,
-
celovitost vsebine,
-
čitljivost računa skozi celotno obdobje hrambe,
-
sledljivost povezave med računom in poslovnim dogodkom.
Najpogostejše napake v praksi
V praksi FURS pogosto ugotavlja:
-
manjkajoče ali nepopolne elektronske arhive,
-
izgubljene povezave med računom in plačilom,
-
nepravilno hrambo prilog,
-
nezmožnost predložitve dokumentacije ob nadzoru.
➡️ Pomembno: Obveznost hrambe dokumentacije velja najmanj 10 let, ne glede na obliko računa.